Primeur: digitaal archief Stadsregio Rotterdam in e-Depot

Stadsregio Rotterdam heeft als eerste organisatie in Nederland haar elektronische archiefbescheiden volledig overgezet naar het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam. Nu de Stadsregio Rotterdam ophoudt te bestaan, moest zij volgens wettelijke bepalingen haar digitale archief in OpenText eDOCS overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Om te voldoen aan de strikte archiveringseisen zijn bijna 50.000 informatieobjecten in kaart gebracht, verrijkt met vereiste metadata en geschikt gemaakt voor overdracht. Na drie maanden intensief werk kunnen Stadsregio Rotterdam en Stadsarchief Rotterdam melden dat de eerste overbrenging van een volledig digitaal archief naar een e-Depot een feit is! 

Met ingang van 1 juli 2016 hield Stadsregio Rotterdam op te bestaan als bestuursorgaan. Haar archiefbescheiden, bestaande uit 50.000 digitale bestanden en opgeslagen in het DMS OpenText eDOCS, moeten volgens wettelijke verplichting in goede, ordelijke staat beschikbaar blijven voor alle burgers en onderzoekers.

Conform wettelijke bepalingen moest dit volledig digitale archief worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, in dit geval het e-Depot van het Stadsarchief Rotterdam. Ronald Rommelse, Expert Informatiebeheer bij Stadsarchief Rotterdam: “Het archief wordt overgedragen, zodat het voor de toekomst integer, authentiek en betrouwbaar bewaard wordt en iedereen dit later kan raadplegen, gebruiken. Tevens is het handelen van de overheid transparant te reconstrueren en bekijken.” 

Samen overbrengen naar het e-Depot

Overbrenging naar het e-Depot is zowel een organisatorische als een technische uitdaging, waarvoor alle partijen een duidelijk commitment moeten afgeven en duidelijke afspraken nodig zijn over het doel en de weg daar naartoe. “Het belangrijkste is dat de juiste kennis aanwezig is. In dit traject was al snel duidelijk dat behalve archivistische kennis, ook technische en systeemkennis onontbeerlijk was. Niet alleen de Stadsregio en het Stadsarchief moesten om tafel, maar ook leverancier One Fox.”, aldus Ronald Rommelse. 

Na duidelijke afspraken over juiste bestandsformaten, de benodigde conversieslag voor dit digitale archief, lag daar nog de systeemtechnische uitdaging: de 50.000 informatieobjecten, die met metadata verrijkt moesten worden om te voldoen aan het gestandaardiseerde toepassingsprofiel. Ronald Rommelse: “Het Stadsarchief heeft een eigen organisatie-specifiek toepassingsprofiel gemaakt, een uitwerking van de landelijke TMLO-standaard, waarin de minimaal aan te leveren metagegevens en de structuur uitgewerkt zijn.” Dit is een cruciale eis voor de succesvolle overbrenging naar het e-Depot. 

Op naar een succesvolle overbrenging

Voor de realisatie van deze overbrenging moesten alle over te dragen informatieobjecten én hun metadata uit eDOCS geëxporteerd en verrijkt worden, conform dit toepassingsprofiel. Gezien de complexiteit en omvang van deze export én vertaalslag is dit grotendeels geautomatiseerd door One Fox. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met de Stadsregio, om er zeker van te zijn dat alleen de gewenste documenten werden overgebracht, en in kleine batches om overzicht te houden en steekproefsgewijze controle te laten plaatsvinden. Na de laatste fase zijn alle gegevens gecontroleerd op volledigheid, consistentie en bleken alle informatieobjecten én hun metadata te voldoen aan de kwaliteitseisen die het Stadsarchief stelde. 

Dankzij de flexibele houding en intensieve samenwerking tussen alle drie organisaties is de overbrenging binnen 3 maanden succesvol afgerond. Hiermee is Stadsregio Rotterdam de eerste archiefvormer in Nederland die haar volledig digitale archief officieel heeft overgedragen aan een e-Depot! Marcel Barre, Hoofd Bedrijfsvoering bij Stadsregio Rotterdam: “De Stadsregio is zeer te spreken over de plezierige samenwerking met het Stadsarchief Rotterdam en de deskundige en flexibele inzet van One Fox en het gezamenlijk bereikte resultaat”. Het eerste ‘digital born’ archief in het e-Depot. Een mijlpaal voor het Stadsarchief Rotterdam als archiefbewaarplaats.