eDOCS gestandaardiseerd voor proces- en zaakgericht werken

Gemeente Rotterdam wil Procesgericht Werken om burgers en bedrijven efficiënter van goede informatie te voorzien. Hiervoor zullen steeds meer procesapplicaties aansluiten op het document- en records management systeem. Met als doel om procesdossiers en –documenten centraal te kunnen opslaan en archiveren. Het huidige DMS (OpenText eDOCS) is hiervoor succesvol vernieuwd en voldoet nu aan dé landelijke standaard voor procesgericht werken: Zaak-Document services. 

Gemeente Rotterdam heeft haar document- en records management systeem (DMS) geschikt gemaakt voor gestandaardiseerde procesondersteuning. Jaap Dekker, Coördinator Informatiemanagement bij de gemeente: “We willen werkprocessen sneller en effectiever afhandelen door zaak- en procesgericht te werken. De procesapplicaties moeten hiervoor kunnen samenwerken met het bestaande DMS (o.b.v. OpenText eDOCS) van de gemeente, zodat een compleet en actueel beeld van de zaak en bijbehorende documenten digitaal beschikbaar zijn voor burgers en bedrijven.” 

Het is noodzakelijk dat de proceseigenaren voldoen aan het informatiebeheerbeleid van de gemeente en hiervoor hun applicaties aansluiten op het huidige eDOCS systeem. Het Kennisinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) heeft hiervoor de standaard ‘Zaak-Document services’ ontwikkeld: ‘Het belang van deze standaard is dat elke gemeente haar procesapplicaties op uniforme wijze aansluit op het DMS, zonder opnieuw het wiel te moeten uitvinden, en hiermee de samenwerking tussen deze applicaties verbetert.”

Gestandaardiseerd OpenText eDOCS

Om dit te realiseren heeft de gemeente, in samenwerking met haar OpenText-leverancier One Fox, een nieuwe gestandaardiseerde eDOCS omgeving neergezet. Robert Suijker, Demand Manager generieke ICT bij de gemeente: “Gemeente Rotterdam conformeert zich aan landelijke standaarden. De belangrijkste eis was dan ook dat deze nieuwe omgeving neergezet werd conform de KING standaard én de Rotterdamse standaard.” Rotterdam gaat namelijk verder dan de landelijke standaard door ook records management te ondersteunen. Waarmee informatie uit procesapplicaties direct digitaal kan worden beheerd, gearchiveerd en voldaan wordt aan de archiefwet.

Om deze applicaties aan te sluiten volgens de landelijke standaard, moest een standaard koppelvlak worden geleverd. Om aan de eis van Rotterdam te voldoen heeft dit product, One Fox CMIS-Adapter, als eerste DMS koppelvlak succesvol het KING testplatform doorlopen. “De geslaagde test is onderdeel van het draaiboek dat de gemeente heeft opgesteld, dat aangeeft welke stappen een proceseigenaar moet nemen om zijn applicatie succesvol aan te sluiten.”, aldus Robert Suijker. “Dit platform simuleert deze applicatie met een standaard test op basis waarvan vastgesteld is dat de CMIS-Adapter technisch werkt.” Het KING testplatform biedt dus inzicht in de kwaliteit van de koppeling en voert een groot deel van de testwerkzaamheden op voorhand uit.

Dankzij de constructieve samenwerking tussen Gemeente Rotterdam en One Fox is het project succesvol afgerond. De realisatie heeft drie maanden geduurd, waarmee het project op tijd en binnen budget is opgeleverd. “Met de oplevering van de gestandaardiseerde eDOCS omgeving en de CMIS-Adapter is een belangrijke randvoorwaardelijke stap gezet om tot informatiebeheer te komen. We beschikken nu over een DMS voorziening, waarmee de eerste procesapplicaties worden aangesloten”, aldus Robert Suijker.