Zoekt u een efficiënte oplossing die automatisch werkt, zonder afhankelijk te zijn van handmatige acties? Social media is tegenwoordig een cruciaal communicatiekanaal voor bedrijven, waar essentiële bedrijfsinformatie en klantinteracties plaatsvinden. Zonder een betrouwbaar archiveringssysteem loopt u het risico waardevolle gegevens te verliezen, wat kan leiden tot compliance problemen en complicaties bij juridische verzoeken of audits.
Automatisch veiligstellen van social media berichten
Een flexibele oplossing
One Fox Keep Social biedt een flexibele en geautomatiseerde oplossing voor het veiligstellen van social media berichten. Ons systeem archiveert automatisch berichten van platforms zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram, zonder dat handmatige acties van gebruikers nodig zijn. Dit geldt voor alle accounts en kanalen die uw organisatie wil bewaren, in overeenstemming met de Archiefwet. Berichten worden opgeslagen volgens de wettelijke bewaartermijnen van 7 tot 10 jaar, waarna ze ofwel vernietigd worden, ofwel overgedragen kunnen worden aan het Nationaal Archief voor langdurige bewaring.
AI-automatisering voor efficiënte archivering
Onze geavanceerde AI-automatisering optimaliseert het archiveringsproces door social media berichten. Deze AI-technologie kan data verrijken door extra informatie toe te voegen, zoals het onderwerp en de betrokken afdeling. Daarnaast kan de AI privacyrisico’s identificeren en waarborgen dat de AVG-normen worden nageleefd. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en zorgt ervoor dat belangrijke informatie altijd correct wordt beheerd, bewaard en toegankelijk blijft.
Geautomatiseerd en betrouwbaar
Onze oplossingen voor social media archivering zorgen ervoor dat zowel gepubliceerde als ontvangen berichten automatisch en veilig worden opgeslagen. Het systeem werkt volledig zonder handmatige tussenkomst en is afgestemd op de specifieke behoeften en beleidsregels van uw organisatie. Door de integratie van AI en automatische classificatie blijft de werkdruk op medewerkers laag, terwijl de naleving van de Archiefwet en andere regelgeving wordt gewaarborgd.
De Voordelen van Keep Social
-
Gestructureerde opslag
Berichten worden georganiseerd en opgeslagen volgens duidelijke, wettelijk vastgestelde bewaartermijnen.
-
Verminderde werkdruk
Automatisering elimineert de noodzaak voor handmatige acties door medewerkers.
-
Snelle toegang
Essentiële social media berichten zijn eenvoudig terug te vinden voor juridische verzoeken of interne onderzoeken.
-
Privacybescherming
Het systeem scheidt privé- en zakelijke gegevens en waarborgt naleving van privacyregels zoals de AVG.
Duurzaam Toegankelijk
Voordelen van een breed social media archief
Een goed opgezet social media archief zorgt ervoor dat bedrijfsinformatie duurzaam wordt bewaard en toegankelijk is voor compliance, juridische verzoeken en audits. Met One Fox Keep Social hebben onderzoekers en compliance-teams toegang tot veiliggestelde berichten die eenvoudig te vinden zijn via metadata en full-text zoekacties. Bovendien kunnen berichten worden geëxporteerd in een gangbaar formaat voor juridische verzoeken of interne onderzoeken. Afhankelijk van de inhoud en relevantie kunnen berichten na de wettelijke bewaartermijn worden vernietigd of overgedragen aan het Nationaal Archief.
“De Capstone werkwijze staat toe dat e-mail met een beperkte bewaartermijn systematisch wordt vernietigd, waarmee de hoeveelheid opgeslagen e-mail sterk wordt teruggedrongen“
Compliant social media archief
Integratie met bestaande systemen
One Fox Keep Social biedt een eigen archiefoplossing, maar kan ook naadloos worden geïntegreerd met bestaande Document Management Systemen (DMS) zoals Microsoft en OpenText. Hierdoor is het mogelijk om social media berichten te archiveren binnen uw bestaande DMS of centraal archief. Gebruikers en gebruikersgroepen worden beheerd via de bestaande werkwijze, wat zorgt voor een consistente digitale identiteit binnen uw organisatie.
Veilig én prestatiegericht
One Fox Keep Social maakt gebruik van een bewezen DMS dat excelleert op het gebied van performance en beveiliging. Het systeem kan zowel zelfstandig als in combinatie met uw huidige DMS worden gebruikt, en garandeert in alle gevallen een compliant social media archief dat voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, inclusief de vereiste bewaartermijnen en procedures voor vernietiging of overdracht.
