Zoekt u naar een efficiënte, geautomatiseerde oplossing om chatberichten veilig op te slaan zonder dat medewerkers hier handmatig mee belast worden? Chats zijn tegenwoordig een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfs communicatie, zowel extern met klanten als intern tussen collega's, en bevatten vaak cruciale informatie. Zonder een solide archiveringssysteem loopt u het risico waardevolle gegevens te verliezen, wat kan leiden tot compliance problemen en complicaties bij juridische verzoeken of audits.
Automatisch veiligstellen van chat berichten
Flexibiliteit in chat archivering
Met One Fox Keep Chat kunt u chatberichten eenvoudig en automatisch veiligstellen. Ons systeem archiveert berichten van platforms zoals Slack, Microsoft Teams en WhatsApp zonder dat uw medewerkers handmatige acties hoeven te ondernemen. Dit geldt voor alle accounts en kanalen die u belangrijk vindt. De berichten worden veiliggesteld volgens de richtlijnen van de Archiefwet, waardoor ze gedurende de vereiste termijnen bewaard blijven en, indien nodig, kunnen worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Berichten die niet aan deze criteria voldoen, kunnen automatisch worden vernietigd, met standaard termijnen van 7 tot 10 jaar voor chats, afhankelijk van de regelgeving.
Efficiënt beheer door AI-automatisering
Onze geavanceerde AI-automatisering stroomlijnt het archiveringsproces door chatberichten automatisch te classificeren, te filteren en veilig op te slaan op basis van hun inhoud en relevantie. De AI bepaalt of een bericht voorzien moet worden van een bewaartermijn en in welke categorie het valt. Daarnaast kan de AI data verrijken door bijvoorbeeld onderwerpen toe te voegen, afdelingen te identificeren, en te controleren of de AVG-regelgeving wordt nageleefd. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en zorgt ervoor dat belangrijke informatie altijd correct wordt beheerd en bewaard, met een hoge mate van nauwkeurigheid en compliance.
De Voordelen van Keep chat
-
Gestructureerde opslag
Berichten worden georganiseerd en opgeslagen volgens duidelijke bewaartermijnen, zoals voorgeschreven door de Archiefwet.
-
Verminderde werkdruk
Automatisering vermindert de noodzaak voor handmatige acties door medewerkers.
-
Snelle toegang tot berichten
Essentiële chatberichten zijn eenvoudig te vinden voor juridische verzoeken of interne onderzoeken.
-
Snelle toegang tot berichten
Voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, inclusief de AVG en Archiefwet, met automatische vernietiging of overdracht naar het eDepot waar nodig.
Duurzaam Toegankelijk
Voordelen van een uitgebreid chat archief
Een uitgebreid chatarchief zorgt ervoor dat bedrijfsinformatie duurzaam wordt bewaard en toegankelijk blijft. Dit is cruciaal voor compliance, juridische verzoeken en audits. Met One Fox Keep Chat kunnen onderzoekers of compliance-teams toegang krijgen tot veiliggestelde chatberichten, die terugvindbaar zijn op basis van metadata en full-text zoekacties. Daarnaast kunnen geselecteerde berichten worden geëxporteerd in een gangbaar formaat voor juridische verzoeken of interne onderzoeken. Het archief houdt rekening met de voorgeschreven bewaartermijnen, zodat berichten automatisch worden vernietigd of overgedragen aan het Nationaal Archief wanneer dit vereist is.
“De Capstone werkwijze staat toe dat e-mail met een beperkte bewaartermijn systematisch wordt vernietigd, waarmee de hoeveelheid opgeslagen e-mail sterk wordt teruggedrongen“
Compliant chat archief
Integratie met bestaande systemen
One Fox Keep Chat biedt een eigen bewaarplaats, maar kan ook worden geïntegreerd met bestaande Document Management Systemen (DMS) zoals Microsoft en OpenText. Hierdoor is het mogelijk om chatberichten te archiveren in uw bestaande DMS of centraal archief. Gebruikers(groepen) worden aangemaakt volgens de bestaande werkwijze (bijvoorbeeld via Active Directory), wat zorgt voor één digitale identiteit en naadloze integratie.
Veiligstellen zakelijke e-mails volgens de Capstone methodiek
Het systeem maakt gebruik van een DMS dat zich heeft bewezen op het vlak van performance en security. One Fox Keep Chat kan ook los van uw reeds gebruikte DMS of centraal archief worden ingezet. In alle gevallen zorgt One Fox Keep Chat ervoor dat uw organisatie een compliant chatarchief heeft dat voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, inclusief de vereiste bewaartermijnen en procedures voor vernietiging of overdracht.
