Archive | Duurzaam Informatiebeheer

Website gemakkelijk opslaan

Dankzij onze webarchivering oplossing hoeft u niet meer na te denken of uw informatie en website gegevens wel bewaard worden. Wij slaan dagelijks (of vaker) uw website op.
Overzichtelijk dasboard en snelle start

Dankzij het overzichtelijke intuïtieve dashboard vind u makkelijk terug wat u zoekt en hebt bewaard. Ondersteund Open Overheid, items worden beveiligd die niet openbaar beschikbaar mogen zijn. Binnen enkele dagen van start.
Voordelig

Uw website archiveren is al mogelijk vanaf €100 per maand.

Hoe wij u verder helpen

24/7 support

Wij bieden u 24/7 support het hele jaar door
Cloud Native

Dankzij onze schaalbare infrastructuur kunnen wij met u meegroeien. Nooit een tekort aan opslagruimte.
Altijd op tijd

Onze interne monitoring tools zorgen ervoor dat we nooit een archivering moment missen. We slaan content op wat niemand anders kan, bijvoorbeeld JavaScript-heavy app content.
Verder dan alleen de website

Onze archiveer tools bewegen mee met de continue veranderende online omgeving. We archiveren onder andere beveiligde websites, personalisatie, landspecifieke content en dynamische content.
Zoek en Download

Een archief downloaden? Zoek uw content in uw gepersonaliseerde dashboard, vervolgens kunt u dit gemakkelijk downloaden naar een pdf.

Waarom kiest u OneFox?

Website gemakkelijk opslaan

Dankzij onze webarchivering oplossing hoeft u niet meer na te denken of uw informatie en website gegevens wel bewaard worden. Wij slaan dagelijks (of vaker) uw website op.
Overzichtelijk dasboard en snelle start

Dankzij het overzichtelijke intuïtieve dashboard vind u makkelijk terug wat u zoekt en hebt bewaard. Ondersteund Open Overheid, items worden beveiligd die niet openbaar beschikbaar mogen zijn. Binnen enkele dagen van start.
Voordelig

Uw website archiveren is al mogelijk vanaf €100 per maand.

In deze digitale wereld van vandaag worden organisaties geconfronteerd met groeiende hoeveelheden informatie die moeten worden beheerd en beveiligd. Maar diezelfde informatie moet ook gemakkelijk toegankelijk zijn voor dagelijkse werkzaamheden. Uw medewerkers hebben snelle, krachtige manieren nodig om content te kunnen terugvinden, delen & samenwerken en snel te reageren op klanten.

OpenText eDOCS is een bewezen ECM-oplossing voor het beheren van content die eenvoudig, snel en flexibel werkt. eDOCS balanceert traditionele vereisten voor beveiliging, privacy en naleving van de regelgeving aan de behoeften van de moderne medewerker om gemakkelijk toegang te krijgen tot belangrijke bestanden, zowel op kantoor als onderweg.

Flexibel en eenvoudig in gebruik

eDOCS is een lichtvoetige, kosteneffectieve en zeer flexibele ECM-oplossing die beveiliging, privacy en compliance combineert met ondersteuning voor uw informatiebehoefte en productiviteit.
Afgestemd op uw behoeften

Veilige, centrale ECM-oplossing als basis voor uw informatiebeheer. eDOCS is eenvoudig uit te breiden en aanpasbaar aan specifieke behoefte van uw organisatie ter ondersteuning van uw bedrijfsprocessen.
Haal het maximale uit eDOCS omgeving

eDOCS is snel te implementeren, te upgraden en is beschikbaar op locatie, in de cloud, op mobiele apparaten en eenvoudig te integreren. Met onze 15+ jaar eDOCS-ervaring halen we het maximale eruit voor uw organisatie.

E-mail bevat belangrijke bedrijfsinformatie en is één van de belangrijkste communicatievormen voor organisaties. De enorme hoeveelheid e-mails zorgt dan ook vaak voor problemen in het opslaan, beheren en terugvinden van deze cruciale bedrijfsinformatie. eDOCS Email Filing bespaart enorm veel tijd door e-mails rechtstreeks of via bulk-archivering in eDOCS op te nemen en verbetert direct uw compliance.

Opslaan van e-mails gebeurt vanaf elk apparaat, waarbij zowel de inhoud, het onderwerp, bijlagen en de hele emailhistorie wordt opgeslagen, waarbij u snel e-mails, detailinformatie en bijlagen kunt terugvinden vanuit eDOCS.

Verkrijg meer inzicht en controle over uw bedrijfsinformatie. eDOCS Management Studio stelt uw beheerders in staat om uw eDOCS omgeving (Cloud, On-premise) sneller te beheren, vanuit één beheerplatform. Vanuit deze omgeving krijgen uw beheerders ook grip op het gebruik/misbruik van uw bedrijfsinformatie. eDOCS Defense stelt u in staat om gebruikersactiviteit te monitoren en beperken op basis van ingestelde regels en limieten. Tot aan het blokkeren en geheel ontzeggen van gebruikersrechten bij overtreding.

Meer projecten over OpenText eDOCS

eDOCS gestandaardiseerd voor proces- en zaakgericht werken

Met het gestandaardiseerde eDOCS en de CMIS-Adapter is een ...

Lees meer

Primeur: digitaal archief Stadsregio Rotterdam in e-Depot

Voor het overgaan naar de MRDH is het volledig ...

Lees meer

Met PortMaps vernieuwt Havenbedrijf Rotterdam hun informatie op locatie

Havenbedrijf Rotterdam vernieuwt informatievoorziening rondom hun assets met PortMaps, ...

Lees meer

Eenvoudig informatie delen en samenwerken, met collega's & externen

Met Office 365 kunt u op elk moment informatie raadplegen en bewerken. Zowel op kantoor als onderweg kunt u direct verder werken. Samen met collega's, binnen (project)teams en met externe organisaties. Terwijl u grip houdt over uw informatie.
Optimaliseer uw informatievoorziening en bedrijfsprocessen

Office 365 biedt u meer mogelijkheden dan snel en eenvoudig informatie opslaan en delen. Biedt elke gebruikersgroep een eigen informatievoorziening op maat. Sluit aan op uw bedrijfsprocessen en zelfs informatiestromen tot buiten de organisatiegrenzen.
Informatie overal toegankelijk, geborgd waar nodig

Snel eigen informatie opslaan in de cloud. Eenvoudig (project)informatie terugvinden en delen. Terwijl u duurzaam te bewaren documenten lokaal opslaat op één centrale plek. Klaar voor archivering en overbrenging naar het e-Depot.

Meer blogs over Microsoft Office 365

Wob verzoeken afhandelen en anonimiseren met OpenText

Overheidsorganisaties ontvangen steeds meer Wob verzoeken die uiteraard tijdig en correct beantwoord dienen te worden. Terwijl de relevante bestanden vaak nog niet gereed zijn, bijv. in het kader van de AVG. Lees hoe u deze hordes kunt overwinnen in het snel en adequaat afhandelen van deze burgerverzoeken.

BEKIJK

OpenText leider in Forrester Wave: Deep Digital Process Automation

Digital Process Automation is hét centrale element geworden van een succesvolle strategie voor Digitale Transformatie. Lees hoe leiders in deze Forrester Wave zich onderscheiden door een combinatie van ‘deep process’, ‘new technology’ en ‘low-code’.

BEKIJK

De snelle digitale transformatie en IT-ontwikkelingen zorgen ervoor dat organisaties enorme veranderingen ondergaan. Veranderingen die nieuwe kansen en innovaties bieden voor (e-)dienstverlening, productontwikkeling, maar ook hele nieuwe deuren openen. Organisaties die inspelen op deze digitale ontwikkelingen zijn beter gepositioneerd om nieuwe kansen te benutten. Vaak ondersteund door een digitaal platform voor informatievoorziening, verhoging van productiviteit en het snel kunnen naar de markt kunnen brengen van producten & diensten.

Microsoft Power Platform biedt organisaties dit innovatieplatform, dankzij een het samenbrengen van procesautomatisering, rapid application development, analytics en nieuwe technologieen als virtual agents, kunstmatige intelligentie en robotisering in één oplossing. Met deze tools kunnen organisaties zelf nieuwe ideeen razendsnel omzetten in bedrijfsapplicaties voor de organisatie en voor klanten.

Snel inspelen op veranderingen

Zet innovatieve ideeën snel om in bedrijfsapplicaties die uw organisatie verder helpen. Inclusief de inzichten om uw ideeën te toetsen, de snelheid om bij te sturen en mogelijkheden om werk te automatiseren en op te schalen.
Zelf de handen aan het stuur

Microsoft Power Platform geeft uw medewerkers zelf de tools in handen voor het eenvoudig ontwikkelingen, analyseren en automatiseren van bedrijfsapplicaties en -processen. Zonder benodigde technische expertise of ontwikkel vaardigheden.
Platform voor Digitale Transformatie

Microsoft Power Platform is volledig geïntegreerd met Office 365, Dynamics 365, Azure en marktleidende OpenText ECM-oplossingen. Waarmee u beschikt over één platform voor uw digitale transformatie en innovatie-trajecten.

Het Microsoft Power Platform bestaat uit: Power Automate, Power Apps, Power BI en Power Virtual Agents. Naast krachtige functionaliteiten als: Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence. Wellicht kent u enkele afzonderlijke delen, maar ook hier geldt: de som is groter dan zijn delen. Verbind ze onderling met Office 365, Dynamics 365, Azure en, dankzij de One Fox connectors, met diverse OpenText ECM-oplossingen. Om u medewerkers in staat te stellen zelf complete bedrijfsapplicaties te bouwen, werkstromen te automatiseren en analyses uit te voeren.

Workflows, maar dan zonder de complexiteit

Met de gebruiksvriendelijke interface klikt u in slechts enkele stappen krachtige workflows in elkaar. Documenten delen uit OpenText eDOCS was nog nooit zo gemakkelijk.
Centrale opslag voor 400+ applicaties

Onze oplossing verbindt OpenText eDOCS direct met meer dan 400 bedrijfsapplicaties en apps. Voor een krachtig centraal archief met groter bereik voor uw information governance.
Direct van start

Het beste is nog dat uw snel kunt starten. Geen implementatietraject. Geen adviestraject en geen ontwikkelwerk. U bent binnen 2 dagen up and running.

Verbind OpenText eDOCS met 400+ bedrijfsapplicaties, dankzij onze Power Automate Connector. Voor het centraal opslaan en archiveren van belangrijke bedrijfsinformatie in OpenText eDOCS, vanuit talrijke applicaties, ten behoeve van noodzakelijke compliance en gecontroleerde distributie. Zodat u kloof kunt dichten tussen het wijdverspreide applicatielandschap en informatie synchroon houdt.

Het stroomlijnen en automatiseren van informatiestromen zal de productiviteit verbeteren, uw grip op ongestructureerde processen vergroten en uw werknemers bevrijden van repetitieve taken. Wat weer zal leiden tot een kostenefficiëntere manier van werken.

eDOCS acties automatiseren

Onze oplossing maakt het mogelijk om te automatisch acties uit te voeren op basis van gebeurtenissen die plaatsvinden in OpenText eDOCS. Zoals bijv. een document versturen ter ondertekening als het in een bepaalde map wordt geplaatst, notificaties ontvangen van een nieuwe documentversie of een dossier archiveren zodra het een bepaalde status krijgt. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van hoe 'event based triggers' uw dagelijks werk kan vergemakkelijken en tijd kan besparen. Bekijk hieronder welke 'triggers' u kunt automatiseren:

Automatisch Anonimiseren met AI

Het handmatig aflakken van gegevens is niet alleen zeer tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Dankzij Artificial Intelligence kunnen we het anonimiseren van documenten vergemakkelijken, versnellen en automatiseren.
Toepasbaar voor meerdere processen

Onze oplossing sluit naadloos aan op uw werkprocessen. U kunt vanuit uw bestaande (proces)systemen direct beginnen met anonimiseren en het aflakken van gegevens voor bijv. een Woo-verzoek, parlementaire enquêtes of (pro)actieve anonimisering.
Organisatiebrede integraties

Toegang tot informatie is van cruciaal belang. Daarom verbinden wij met belangrijke informatiebronnen, als Zaaksystemen, ECM/DMS, OpenText (AppWorks, Content Server, eDOCS), Microsoft (SharePoint, Teams, Power Platform), eDiscovery (Zoek en Vind) en publicatieplatformen (PLOOI).

One Fox Anonimiseren werkt snel en eenvoudig. U biedt de documentset aan die u wilt anonimiseren, dit van alles zijn: van een enkel document, uitgebreide dossiers tot complexe datasets. Dankzij de vele integraties met eDiscovery, Zaaksystemen en DMS/RMA's zijn deze stukken direct beschikbaar om te anonimiseren. Eventuele OCR verrijkingen kunnen direct vanuit de oplossing worden toegepast.

Het anonimiseren van privacy- en bedrijfsgevoelige gegevens gebeurt volledig automatisch, dankzij onze Artificial Intelligence (AI) Engine. Met één druk op de knop selecteert u de stukken die vervolgens het AI-proces doorlopen en automatisch gelakt worden. Via de viewer kan eenvoudig een controleslag plaatsvinden. Nog een aanvulling op de blacklist of whitelist? Geen probleem, de AI-Engine past dit - met terugwerkende kracht - toe op de hele dataset. Het resultaat is een volledig gelakte dataset, incl. uitzonderingsgronden en bijgewerkte inventarisatielijst, gereed voor het besluit en bijv. publicatie naar PLOOI.

One Fox Anonimiseren maakt gebruik van verschillende technieken en Artificial Intelligence (AI) toepassingen om informatie te kunnen vinden en aflakken.

Blacklist / Whitelist

In de basis gaan we nog steeds uit van een lijst aan specifieke waarden die zeker wel (blacklist) en zeker niet (whitelist) gelakt moeten worden. Dit wordt uitgebreid met specifieke lakregels (bijv. AVG-regels) en reguliere expressies en gaan vervolgens door de AI-engine. Het resultaat is een gelakte documentset, voorzien van uitzonderingsgronden, die als suggestie wordt getoond aan de medewerker. De medewerker kan veranderingen/uitbreidingen aanbrengen die vervolgens over de hele documentset (en met terugwerkende kracht) worden toegepast.

Natural Language Processing

Natural Language Processing (NLP) is een vakgebied binnen Artificial Intelligence dat zich bezighoudt met het analyseren van menselijke taal en communicatie. Zo kan onze AI-Engine woorden, teksten herkennen en classificeren zonder hierin uit te gaan van exacte waardes. Onze AI-Engine combineert hiervoor verschillende NLP- en AI-technieken en wordt hier steeds slimmer in.

Onze AI-engine maakt gebruik van een neuraal netwerk (een transformer) die mede-verantwoordelijk is voor (de kwaliteit) van het identificeren van gelakte gegevens. De toepassing van het neurale netwerk, het transformer model, is state-of-the-art binnen het gebied van Natural Language Processing en een van de redenen waarom onze AI-engine zo effectief te werk gaat.

Met ingang van de Wet Open Overheid gelden regels voor het actief openbaar en toegankelijk maken van (overheids)informatie. Dit betekent dat steeds vaker documenten actief openbaar gemaakt worden en dus, vanuit privacy wet- en regelgeving, geanonimiseerd moeten worden. Met als extra doel om informatieverzoeken te verminderen (lees: voor te zijn).

One Fox Anonimiseren is direct beschikbaar vanuit uw bestaande processystemen & samenwerkplatformen en kan daarom naadloze ondersteuning bieden voor actieve openbaarmaking, aansluitend bij uw bestaande processen. Bijkomend voordeel is dat de geanonimiseerde stukken direct op de juiste plek beheerd worden én duurzaam toegankelijk zijn.

De toenemende vraag van informatieverzoeken, als Woo/Wob verzoeken en Parlementaire Enquêtes, zorgt voor een enorme werklast binnen overheidsorganisaties. Waarbij de afhandeling van deze informatieverzoeken vaak gedaan wordt met allerlei verschillende taak-, procesapplicaties en invalshoeken. Bovendien is het anonimiseren of aflakken van documenten en dossiers vaak niet ondersteund met (slimme) automatisering.

One Fox Anonimiseren is ontwikkeld als generieke oplossing voor het anonimiseren vanuit al deze verschillende systemen, werkwijzen en invalshoeken. Onze oplossing gaat uit van uw bestaande eDiscovery, DMS/RMA, taak- en procesapplicaties en sluit hier naadloos op, incl. automatische ondersteuning voor het lakken van documenten en dossiers. Kortom, een enorm flexibele oplossing die een uniforme werkwijze brengt naar diverse thema's, afdelingen en processen.

De enorme stroom aan e-mails zorgt voor uitdagingen op het vlak van informatiebeheer en herleidbaarheid van deze cruciale bedrijfsinformatie. Medewerkers hebben vaak de mogelijkheid om e-mails te registreren en archiveren, echter gaat dit vrijblijvend en zonder enige intelligentie van het programma of beperkte sturing vanuit de organisatie. Kortom, het gebeurt niet of op een manier die niet bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid.

Juist in deze tijd, waarin e-mail de belangrijkste vorm van externe (en interne) communicatie is en vol staat met belangrijke bedrijfsinformatie en rechtsgeldige afspraken, is dit vragen om problemen. Laat staan dat deze informatie en afspraken herleidbaar zijn in het geval van een (Wob/Woo) informatieverzoek. Dit terwijl er intelligente e-mailbeheer oplossingen zijn die dit automatisch managen op een manier die past bij uw organisatie.

Automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails

E-mail is de belangrijkste vorm van communicatie en bevat bovendien cruciale bedrijfsinformatie die u wilt veiligstellen. One Fox Keep E-mail is een flexibele oplossingen voor het automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails, incl. bijlagen.
Rolgebaseerde e-mail archivering

U bepaalt zelf hoeveel grip u wilt over het archiveren van e-mails en de bewaartermijnen. Dit kan afhankelijk zijn van specifieke rollen in de organisatie, zoals beschreven in de Capstone methodiek. Zo is uw e-mailbeheer afgestemd op uw gebruikers, de Archiefwet & privacy regels (bijv. AVG).
E-mail management oplossing op maat

Het veiligstellen van e-mail kan op vele manieren: van zeer uitgebreid tot snel en eenvoudig. Of u nu alles wilt behouden of slechts een deel, alleen zakelijk relevante inhoud of een combinatie van deze scenario's. One Fox helpt u om de juiste keuzes te maken van uw e-mail management.

Automatisch veiligstellen van zakelijke e-mails

One Fox Keep E-mail zorgt dat e-mails automatisch worden veiliggesteld zonder dat hiervoor een actie van de gebruiker nodig is. Dit geldt voor alle mailboxen, gebruikers en groepen, die de organisatie wenst te bewaren en het is mogelijk om deze e-mails veilig te stellen volgens de richtlijnen van de Capstone methodiek. Zoals, gebruikers de mogelijkheid geven om e-mails te kunnen uitzonderen van veiligstelling binnen een bepaalde termijn, bijv. 10 weken. Waarmee het zwaartepunt voor de gebruiker niet meer ligt op het hoeven bewaren van elke e-mail van waarde, maar op het uitzonderen van bijv. privé e-mails. Gebruikers houden overzicht, omdat ze direct in hun mailbox kunnen zien welke e-mails wel of (nog) niet zijn veiliggesteld. Daar komt bij dat gebruikers de mogelijkheid hebben om een verzoek tot herstel in te dienen, waardoor een reeds veiliggestelde e-mail alsnog verwijderd kan worden uit het e-mailarchief.

Voor de organisatie is het grootste winstpunt dat het niet volledig afhankelijk is van individuele gebruikershandelingen om toch e-mail veilig te stellen, omdat dit volledig automatisch gebeurd door One Fox Keep E-mail. Waardoor het eenvoudiger wordt om organisatiebreed het e-mailarchief op orde te brengen en, in het kader van de Wet Open Overheid, om zakelijke e-mails terug te vinden.

Rolgebaseerd Archiveren

In de Keep E-mail oplossing kunnen business rules ingesteld worden om het proces van e-mail bewaring (incl. termijnen) in te regelen voor diverse gebruikersgroepen. Beheerders kunnen dan per gebruikersgroep (bijv. sleutelfunctionaris vs. niet-sleutelfunctionaris) configureren welke bewaartermijnen (maar termijnen voor uitzonderingen, overbrenging en vernietiging) van toepassing zijn. Waarmee een organisatie diverse archiveringstrajecten kan opzetten per gebruikersgroepen.

Alle e-mails worden hierin Duurzaam Toegankelijk veiliggesteld. Beheerders kunnen eenvoudig toegang verlenen aan bepaalde gebruikers, zoals onderzoekers of de Woo-unit, bijv. in het geval van een (parlementaire) enquête of Woo-verzoeken.

Veiligstellen zakelijke e-mails volgens de Capstone methodiek

De Capstone methodiek is door de Nederlandse overheid en het Nationaal Archief omarmt als werkwijze voor het opslaan en archiveren van e-mail. Deze werkwijze houdt in dat e-mails, verzonden of ontvangen e-mails door medewerkers van de (rijks)overheid, 10 weken na verzending of ontvangst automatisch worden gearchiveerd. Medewerkers kunnen in deze 10 weken privé e-mail, vertrouwelijke zaken of andere, niet archiefwaardige e-mail, verwijderen. Na deze periode wordt alle e-mail volgende geldende bewaartermijnen opgeslagen, waarna deze worden verwijderd. Voor benoemde sleutelfunctionarissen wordt e-mail permanent bewaard. Na 7 a 10 jaar worden deze e-mails van sleutelfunctionarissen overgebracht naar het Nationaal Archief or een e-Depot. Deze worden in principe openbaar beschikbaar gesteld en daarmee Duurzaam Toegankelijk gehouden.

De voordelen van deze werkwijze:

E-mail wordt gestructureerd en volgens heldere bewaartermijnen opgeslagen
Werkdruk op medewerkers wordt verminderd
Snel & eenvoudig e-mails terugvinden voor bijv. Woo-verzoeken
Scheiding van privé gegevens. Bewaking van geldende privacy regels.

Download het Whitepaper

In 5 Stappen E-mails Veiligstellen

Veel overheden vinden het lastig om deze Capstone werkwijze 'eigen' te maken op basis van de Handreiking Bewaren van E-mail in de Rijksoverheid. In deze handreiking worden diverse onderwerpen, adviezen en termijnen vermeld die niet voor iedere overheidsorganisatie werken. Daarom heeft One Fox een stappenplan ontwikkeld om deze Handreiking (lees: Capstone methodiek) te implementeren, op basis van de Keep E-mail oplossing, op een manier die werkt en past bij uw organisatie.

Voor een eerste indruk van dit stappenplan stellen we een infographic beschikbaar die de aanpak beschrijft in slecht 5 stappen. Het Infographic wordt naar uw gemail, als u onderstaand e-mailadres invult.

Duurzaam Toegankelijk

Het grote voordeel van een breed opgebouwd e-mailarchief is natuurlijk dat bedrijfsinformatie duurzaam bewaard én toegankelijk is. Dit is van belang in het kader van een Open Overheid, bijv. rondom (parlementaire) enquêtes of Woo-verzoeken, waarvoor bedrijfsinformatie volgens geldende bewaartermijnen en overheidsrichtlijnen worden bewaard. Met Keep E-mail is dit mogelijk.

Zo kunnen onderzoekers of bijv. de Woo-unit (tijdelijk/permanent) toegang krijgen tot de veiliggestelde e-mails (of een specifiek deel hiervan). E-mails zijn terugvindbaar op basis van alle metadata én full-text zoekacties, zoals dit ook het geval is in Exchange. Verder kunnen onderzoekers e-mails aanmerken als relevant voor een onderzoek/hotspot, waardoor e-mails tijdelijk of permanent uitgesloten zijn van vernietiging. Onderzoekers en de Woo-unit kunnen verder geselecteerde e-mails exporteren in een gangbaar formaat én opleveren in het geval van een Woo-verzoek.

Compliant E-mail Archief

One Fox Keep E-mail heeft een eigen bewaarplaats, waarmee u direct de beschikking heeft over een e-mailarchief. Hiervoor maakt het gebruik van een DMS die al door veel organisaties gebruikt wordt en zich bewezen heeft op het vlak van performance en security. Kortom, Keep E-mail kan dus ook los van uw reeds gebruikte DMS of centraal archief gebruikt worden. Uiteraard is het ook mogelijk om e-mails te archiveren in uw bestaand DMS of centraal archief. Hiervoor zijn koppelingen beschikbaar (Microsoft, OpenText en meer) of kunnen custom-koppelingen gerealiseerd worden. In alle gevallen worden gebruikers(groepen) aangemaakt volgens de, vaak reeds bestaande, werkwijze (Active Directory), waarmee we één digitale identiteit aanhouden.

Automatisering met A.I.

One Fox Keep maakt gebruik van Artificial Intelligence om e-mails, chats en social media berichten automatisch te classificeren, de juiste opslaglocatie te bepalen en labels toe te wijzen. Deze geautomatiseerde processen integreren naadloos met OpenText, third party apps en Microsoft Flow, waardoor een efficiënte archivering mogelijk is. Deze AI automatisering zorgt ervoor dat elk communicatie-item automatisch wordt toegewezen aan de juiste opslaglocatie en voorzien wordt van de juiste labels, in overeenstemming met regelgeving en bedrijfsbeleid. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie van het archiveren, maar garandeert ook dat belangrijke informatie gemakkelijk terug te vinden is wanneer nodig. Het resultaat is een verbeterde data management strategie die uw organisatie helpt om compliant te blijven en operationele processen te stroomlijnen.

Zoekt u naar een efficiënte, geautomatiseerde oplossing om chatberichten veilig op te slaan zonder dat medewerkers hier handmatig mee belast worden? Chats zijn tegenwoordig een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfs communicatie, zowel extern met klanten als intern tussen collega's, en bevatten vaak cruciale informatie. Zonder een solide archiveringssysteem loopt u het risico waardevolle gegevens te verliezen, wat kan leiden tot compliance problemen en complicaties bij juridische verzoeken of audits.

Flexibiliteit in chat archivering

Met One Fox Keep Chat kunt u chatberichten eenvoudig en automatisch veiligstellen. Ons systeem archiveert berichten van platforms zoals Slack, Microsoft Teams en WhatsApp zonder dat uw medewerkers handmatige acties hoeven te ondernemen. Dit geldt voor alle accounts en kanalen die u belangrijk vindt. De berichten worden veiliggesteld volgens de richtlijnen van de Archiefwet, waardoor ze gedurende de vereiste termijnen bewaard blijven en, indien nodig, kunnen worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Berichten die niet aan deze criteria voldoen, kunnen automatisch worden vernietigd, met standaard termijnen van 7 tot 10 jaar voor chats, afhankelijk van de regelgeving.

Efficiënt beheer door AI-automatisering

Onze geavanceerde AI-automatisering stroomlijnt het archiveringsproces door chatberichten automatisch te classificeren, te filteren en veilig op te slaan op basis van hun inhoud en relevantie. De AI bepaalt of een bericht voorzien moet worden van een bewaartermijn en in welke categorie het valt. Daarnaast kan de AI data verrijken door bijvoorbeeld onderwerpen toe te voegen, afdelingen te identificeren, en te controleren of de AVG-regelgeving wordt nageleefd. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en zorgt ervoor dat belangrijke informatie altijd correct wordt beheerd en bewaard, met een hoge mate van nauwkeurigheid en compliance.

Gestructureerde opslag

Berichten worden georganiseerd en opgeslagen volgens duidelijke bewaartermijnen, zoals voorgeschreven door de Archiefwet.
Verminderde werkdruk

Automatisering vermindert de noodzaak voor handmatige acties door medewerkers.
Snelle toegang tot berichten

Essentiële chatberichten zijn eenvoudig te vinden voor juridische verzoeken of interne onderzoeken.
Snelle toegang tot berichten

Voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, inclusief de AVG en Archiefwet, met automatische vernietiging of overdracht naar het eDepot waar nodig.

Voordelen van een uitgebreid chat archief

Een uitgebreid chatarchief zorgt ervoor dat bedrijfsinformatie duurzaam wordt bewaard en toegankelijk blijft. Dit is cruciaal voor compliance, juridische verzoeken en audits. Met One Fox Keep Chat kunnen onderzoekers of compliance-teams toegang krijgen tot veiliggestelde chatberichten, die terugvindbaar zijn op basis van metadata en full-text zoekacties. Daarnaast kunnen geselecteerde berichten worden geëxporteerd in een gangbaar formaat voor juridische verzoeken of interne onderzoeken. Het archief houdt rekening met de voorgeschreven bewaartermijnen, zodat berichten automatisch worden vernietigd of overgedragen aan het Nationaal Archief wanneer dit vereist is.

← Previous 1 2 3 4 5 Next →

Navigation

Archive | Duurzaam Informatiebeheer

WEBSITE ARCHIVERING

De meest complete manier om uw website en al uw online communicatie te archiveren

Website gemakkelijk opslaan

Overzichtelijk dasboard en snelle start

Voordelig

Snel aan de slag met uw website archiveren

Hoe wij u verder helpen

24/7 support

Cloud Native

Altijd op tijd

Verder dan alleen de website

Zoek en Download

Ja, ik wil een demo aanvragen:

WEBSITE ARCHIVERING

De meest complete manier om uw website en al uw online communicatie te archiveren. Bewaar on-demand, veilig en automatisch.

Waarom kiest u OneFox?

Website gemakkelijk opslaan

Overzichtelijk dasboard en snelle start

Voordelig

Ja, ik wil een demo aanvragen:

OpenText eDOCS

Een veilige en flexibele ECM-oplossing voor het centraal beheren van uw bedrijfsinformatie

Flexibel en eenvoudig in gebruik

Afgestemd op uw behoeften

Haal het maximale uit eDOCS omgeving

"Verbeter efficiëntie en verlaag de kosten met eDOCS in de cloud"

Verbeterde en uniforme gebruikerservaring vanaf elk apparaat

Ervaar de nieuwe gebruikerservaring

Werk sneller vanuit Microsoft Office, Outlook

Verbeterde compliance en beheer van e-mails

Meer weten over eDOCS?

Vind relevante informatie met AI-powered zoeken

Meer inzicht met Analytics

Controle over uw veiligheid en beheer

Bekijk meer add-ons op de eDOCS Marketplace

Meer projecten over OpenText eDOCS

eDOCS gestandaardiseerd voor proces- en zaakgericht werken

Primeur: digitaal archief Stadsregio Rotterdam in e-Depot

Met PortMaps vernieuwt Havenbedrijf Rotterdam hun informatie op locatie

Heb jij een vraag over deze pagina?

MICROSOFT OFFICE 365

Microsoft Office 365 brengt u de beste werkervaring, eenvoudige communicatie en vertrouwde samenwerkingsproducten over al uw apparaten

Eenvoudig informatie delen en samenwerken, met collega's & externen

Optimaliseer uw informatievoorziening en bedrijfsprocessen

Informatie overal toegankelijk, geborgd waar nodig

Product video

Benieuwd hoe uw organisatie slimmer kan samenwerken?

Meer projecten over Microsoft Office 365

Waterbedrijf Vitens realiseert integrale projectbeheersing & samenwerking

Met PortMaps vernieuwt Havenbedrijf Rotterdam hun informatie op locatie

Meer blogs over Microsoft Office 365

Wob verzoeken afhandelen en anonimiseren met OpenText

OpenText leider in Forrester Wave: Deep Digital Process Automation

Heb jij een vraag over deze pagina?

Microsoft Power Platform

Snel inspelen op marktontwikkelingen, digitale transformatie en procesautomatisering

Snel inspelen op veranderingen

Zelf de handen aan het stuur

Platform voor Digitale Transformatie

“Power Platform heeft onze manier van werken getransformeerd. Door onze werkwijze te stroomlijnen en digitaliseren, vooral tijdens werken buiten het kantoor."

Verbinden, sturen, analyseren vanuit één platform

Power Automate

Power BI

Power Apps

Power Virtual Agents

“Door Microsoft Power Platform ontstaat een cultuur van innovatie, waardoor je makkelijker eerder onbenutte waarde aanboort."

Automatiseer handwerk met RPA

Verbeter workflows met AI

Verhoog compliance met OpenText

OpenText Power Automate Connectors by One Fox

Content Server connector

Extended ECM connector

Core Share connector

eDOCS connector

Meer weten over Power Platform en Connectors?

OpenText eDOCS Power Automate Connector

De eenvoudigste manier om workflows te automatiseren en 400+ applicaties te archiveren

Workflows, maar dan zonder de complexiteit

De meest complete manier om uw website en al uw online communicatie te archiveren.
Bewaar on-demand, veilig en automatisch.

E-mail
archiveren

Chat
archiveren

Social media
archiveren

Wilt u meer weten over One Fox Keep?
Contacteer ons dan nu!