Waterbedrijf Vitens realiseert integrale projectbeheersing & samenwerking

De grootste drinkwaterleverancier van Nederland heeft een eerste belangrijke stap gezet in het verbeteren van hun integrale projectbeheersing en samenwerking. De huidige beheersing van projecten binnen de afdeling Onderzoek & Analyse (O&A) gebeurde met behulp van een breed scala aan middelen. De hiervoor benodigde informatie kwam dan ook uit een aantal verschillende bronnen. Denk hierbij aan diverse templates en systemen (o.a. SAP, Excel, losbladig, etc.). Ondanks de inzet van de vele tools mistte het waterbedrijf de mogelijkheid om actuele project stuurinformatie (van GOTIK-elementen) geïntegreerd in beeld te brengen. Tevens was het niet mogelijk om snel en eenvoudig de samenhang tussen knelpunten in verschillende projecten en projectactiviteiten inzichtelijk te krijgen. 

Dit betekende dat er binnen de rapportage van projectmanagers een behoorlijke ruis aanwezig was en dat niet altijd gebruik gemaakt werd van actuele informatie. In deze situatie kon hierdoor alleen achteraf worden bijgestuurd en was het slechts beperkt mogelijk om te anticiperen op afwijkingen van de planningen en verwachtingen. Met als gevolg dat (human)resources deels reactief, ineffectief en inefficiënt ingezet werden. Waardoor afdelingsmanagers én projectmanagers niet tijdig konden bijsturen. Zowel direct als indirect leidde dit tot vertragingen, kostenoverschrijdingen, hogere rentelasten, meer risico’s en wijzigingen in projecten. 

Het doel was dan ook duidelijk: het waterbedrijf wilde een platform realiseren waarmee het een integrale projectbeheersing en –samenwerking kon faciliteren en stimuleren. In samenwerking met One Fox is hiervoor een Projectbeheersysteem met een (intern) samenwerkingsportaal gerealiseerd op basis van Microsoft Project Server (naast de huidige SharePoint-omgeving). Met de realisatie van dit platform is er voor de organisatie een procesverbetering gerealiseerd voor de beheersing van O&A-projecten. Daarbij is het nu mogelijk om bij te sturen op de houding en gedrag, waardoor de gestelde afdelingsdoelen behaald kunnen worden. 

Dankzij de implementatie van deze modules – projectmanagement, resource management, voortgang & tijdregistratie, risico & issuemanagement en (management)rapportages – is het nu mogelijk om gedurende het project altijd te beschikken over de laatste (up-to-date) informatie en dit te delen met de juiste mensen. Dankzij de project-samenwerkomgeving wordt dit tevens ondersteund met een uitgebreide documentopslag. Deze opslag is speciaal ontwikkeld voor het waterbedrijf en ondersteunt hun organisatie-specifieke projectaanpak – gebaseerd op Prince2. 

Het waterbedrijf werkt nu ruim vier maanden met de gerealiseerde projectbeheer en -samenwerkomgeving. De eerste geluiden zijn positief: “mensen hebben meer overzicht en toegang tot informatie. Waar men voorheen afhankelijk was van de planner en zijn Excelsheet, vinden teamleden het prettig zelf ook inzicht te hebben in de voortgang van het project.” “De mobiliteit van het systeem is echt ideaal. Omdat ons team door het hele land en zelfs thuis aan het werk is, maar wel altijd met dezelfde up-to-date informatie kan werken.”  

Doordat de samenwerkomgeving – in het bijzonder de documentopslag – het organisatie-specifieke projectaanpak proces ondersteunt, worden sjablonen aangeboden aan de hand van de fase en activiteit waar het project zich in bevindt. Medewerkers hoeven dus nooit meer door honderden sjablonen heen te bladeren op zoek naar dat ene juiste sjabloon (of erger, uit frustratie zelf iets gaan verzinnen). Het waterbedrijf heeft door de succesvolle implementatie en adoptie van deze integrale projectbeheer- en samenwerkoplossing een enorme stap voorwaarts kunnen maken en heeft nu meer inzicht en een betere beheersing van haar project, naast een effectievere ondersteuning van haar (project)processen.