In 5 stappen naar Omgevingsdossiers

• 28 / 03 / 2019
• Door: Maurice Romijn
• 5 minuten

Omgevingsdossiers op orde? In 2021 is het zover, dan treedt de Omgevingswet in werking. Op veel vlakken (informatievoorziening, Digitaal Stelsel Omgevingswet en  Omgevingsloket) wordt nog hard gewerkt aan de implementatie hiervan. Het doel: informatie vanuit diverse organisaties en informatiebronnen centraal beschikbaar stellen, met de kaart in een hoofdrol.

Dit betekent grote (en wellicht wat onzekere) uitdagingen voor veel overheidsorganisaties. Want: hoe bereid je de informatievoorziening en dossiervorming hierop voor?

Wist u dat 70% van digitale bestanden al locatiegegevens bevat?

Informatie op de Kaart (IODK) helpt u om digitale informatie te verbinden met de kaart (o.b.v. relevante locatiegegevens). Denk hierbij aan documenten, (zaak)dossiers, foto’s, tekeningen en systeeminformatie (metadata) die samengebracht kunnen worden in Omgevingsdossiers.

Nu liggen dit soort gegevens vaak vast in bedrijfssystemen die geen oog hebben voor locatiegegevens. Met Informatie op de Kaart kunt u deze systemen verbinden met de kaart. Met als doel om deze centrale gegevens (lees: relevante bestanden) locatiegericht te ontsluiten. Ten behoeve van:

• Digitaal Werken
• Volledige Omgevingsdossiers
• Sneller toegang tot informatie
• Afstemming tussen kantoor en het veld
• Meer grip op uw werkprocessen
• Voorbereiding op de Omgevingswet…

…in 5 stappen:

1. Verbind bedrijfsapplicaties met de kaart

Informatie op de Kaart (IODK) verbindt bedrijfsapplicatie met het GIS-platform. Dit gebeurt leverancieronafhankelijk. Op basis van gestandaardiseerde koppelvlakken voor uw DMS, samenwerkplatform, vergunningsapplicaties (VTH), proces- en zaaksystemen. Maar ook voor uw geografisch informatie systeem gebruiken we een standaard koppelvlak.

2. Voorzie dossiers van locatiegegevens

70% van digitaal opgeslagen informatie bevat reeds locatiegegevens. Met IODK benutten we deze gegevens. Documenten en dossiers worden volledig automatisch (95% accuraat) verbonden met de kaart op basis van aanwezige locatiegegevens. Denk hierbij aan systeeminformatie (metagegevens), bestandsinformatie (bij foto’s) en de inhoud van documenten (bijv. via kunstmatige intelligentie). U kunt ook handmatig relevante coördinaten, BAG/BGT- of eigen GIS-objecten selecteren en aanpassen.

3. Data op orde

Informatie op de Kaart kan u tevens helpen bij het verhogen van datakwaliteit. Bijvoorbeeld om (ongestructureerde) bestanden te kunnen terugvinden, relateren en verrijken. Locatie- en objectinformatie wordt gebruikt voor het indexeren van relevante bestanden en voor het automatisch vullen van aanvullende metagegevens. Dit verhoogt de terugvindbaarheid (duurzaam toegankelijk) en verlaagt de gebruikerslast (bepalen en vullen van metagegevens).

4. Meldingen via de kaart

Laat burgers en bedrijven zelf meldingen doen via de kaart, bijv. over de openbare ruimte (MOR) of een specifieke aanvraag. IODK zorgt dat deze melding binnenkomt in uw zaaksysteem, waarna automatisch een proces start voor afhandeling. De melding (en evt. vervolgcommunicatie) wordt hiermee onderdeel van het Omgevingsdossier. Publicatie (of interactie) met de melder kan via uw geo-portaal of landelijke voorzieningen lopen; volledig geanonimiseerd indien nodig.

5. Ontsluit uw Omgevingsdossiers

Steeds meer organisaties willen aan de slag met objectgericht werken. Zo wordt de kaart ingezet om informatie te delen met burgers, bedrijven en ketenpartijen. Maar ook bij samenwerkingsverbanden wordt de kaart steeds vaker ingezet. IODK slaat de brug tussen uw bestaande applicaties en de kaart én stelt u in staat om Omgevingsdossiers te ontsluiten. Op kantoor én in het veld. Met ketenpartners, voor een betere samenwerking, of met burgers en bedrijven voor een transparante informatievoorziening.

Wilt u niet wachten tot 2029 voordat u objectgericht kunt werken. Met Informatie op de Kaart kunt u direct van start!

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.