5 redenen om te koppelen via de Zaak Document services van KING

• 4 / 09 / 2017
• Door: Maurice Romijn
• 10 - 11 min. leestijd

Gemeenten hebben de ambitie om zaak- en procesgericht te werken, omdat het bijdraagt aan een efficiëntere bedrijfsvoering en betere dienstverlening. Bestaande ICT-omgevingen dienen hierbij vaak aangepast te worden, om het zaak- en procesgericht werken maximaal te ondersteunen.

Relevante informatie voor een zaak is vaak vastgelegd in verschillende systemen, zoals een vergunningensysteem, WOZ systeem of document management systeem. Om goed zaakgericht te kunnen werken, moet deze informatie centraal beschikbaar zijn. KING werkt hiervoor aan het standaardiseren en verbeteren van een koppeling tussen zaaksystemen en document management systemen: de Zaak Document services. Als een van de 11 actief meedenkende partijen werkt One Fox mee aan de landelijke uitrol en verbetering van zaak- en procesgericht werken. Maar, wat levert een dergelijke koppeling eigenlijk op?

5 x winst voor uw organisatie

1. Altijd een actueel en compleet beeld van de zaak inclusief de bijbehorende documenten. Op een centrale plek binnen de organisatie ontstaat een compleet inzicht in de situatie en status van cliënten, waardoor cliënten beter geholpen kunnen worden;
2. Minder fouten door automatisch digitaal doorgeven van gegevens. Alle handmatige handelingen voor het overnemen van de gegevens van de vak-applicatie naar het zaaksysteem verdwijnen, waardoor er minder fouten worden gemaakt en de uitvoeringskosten laag kunnen blijven;
3. Efficiënt zaakgegevens ontsluiten intern en naar ketenpartners, burgers en bedrijven. De kwaliteit van informatieoverdracht kan beter gegarandeerd worden, waardoor samenwerking efficiënter en effectiever verloopt;
4. Betere kwaliteit van gegevens. De volledigheid, juistheid en tijdigheid van de gegevens in beide gemeentelijke applicaties verbetert, waardoor de kwaliteit van (basis)registraties verder toeneemt.
5. Investeringen in het maken van koppelingen zijn structureel. Bij verandering van leverancier/applicatie hoeft niet opnieuw een (maatwerk)koppeling gemaakt te worden. U heeft daardoor ook meer vrijheid in uw softwarekeuze.

KING standaard implementeren

One Fox heeft samen met enkele opdrachtgevers document management systemen geschikt gemaakt voor deze standaard. Daarbij hebben we OpenText eDOCS succesvol gekoppeld met diverse zaaksystemen (o.a. Centric, Exxellence) volgens deze standaard. Deze succesvol afgeronde projecten zorgen er mede voor dat process- en zaakgericht werken, succesvol ingezet wordt bij onze opdrachtgevers.

Heeft u een compleet en actueel beeld van een zaak en kunt u de bijbehorende documenten centraal raadplegen? Zijn deze gegevens digitaal beschikbaar zijn voor burgers en bedrijven? Kortom, voldoet u aan deze standaard voor proces- en zaakgericht werken? Zo niet, wij komen graag eens lang om te praten.